¿Qué permisos se necesitan para rodar un spot publicitario?

Quieres rodar un spot, tienes el equipo preparado y las localizaciones perfectas… pero te falta algo que puede fastidiarte todo el plan. Sin los permisos necesarios, tu rodaje se puede convertir en una pesadilla. Multas, retrasos y hasta quedarte sin proyecto.

Un spot publicitario, aunque parezca sencillo, puede necesitar hasta 15 permisos distintos dependiendo de lo que quieras hacer. La buena noticia es que, si sabes cómo va el tema, estos trámites se pueden hacer sin complicarte demasiado la vida.

A continuación, te explicamos qué permisos necesitas para rodar un spot publicitario.

¡Toma nota!

¿Por qué hacen falta los permisos?

Rodar sin autorización es como conducir sin carnet: te la juegas el proyecto entero. Los permisos te dan seguridad legal y evitas sanciones que van desde 300 € hasta miles de euros, según la infracción. Además, te dan acceso a espacios, desde calles hasta parques naturales, protegen los datos si grabas a personas o propiedades, aseguran que el proyecto siga adelante sin interrupciones de las autoridades y mejoran tu credibilidad profesional al trabajar dentro de la ley.

Además, los permisos no solo son un tema legal, sino que te facilitan toda la logística del rodaje. ¿Te imaginas llegar con todo tu equipo y que un guardia de seguridad no te deje pasar? O peor aún, que después de grabarlo todo no puedas utilizar el material por problemas con derechos de imagen. Una buena planificación evita estas situaciones que pueden hundir tu presupuesto y calendario.

Permisos que no te puedes saltar (y cómo conseguirlos)

1. Permiso de rodaje en vía pública

¿Dónde pedirlo? En los ayuntamientos, normalmente en el Área de Cultura o Comunicación. Los plazos son de mínimo 15 días antes, aunque en Madrid o Barcelona pueden ser hasta 30
días. La documentación que necesitas incluye:

Documentación técnica y creativa:

● Guion técnico con descripción detallada de escenas

● Croquis de posiciones de cámara y ocupación del espacio
● Calendario y horarios exactos de rodaje

Documentación de seguridad y responsabilidad:

● Plan de seguridad firmado por un técnico competente
● Seguro de responsabilidad civil (cobertura mínima recomendada: 300.000 €)

Personal y equipamiento:

● Listado completo de equipo técnico y artístico
● Inventario de vehículos utilizados

Trámites administrativos:

● Comprobante de pago de tasas municipales (variables según ciudad y duración del
rodaje)

Un consejo: consulta los portales de trámites como Madrid Film Office o Spain Film Commission.

En ciudades como Sevilla o Valencia, las tasas pueden reducirse hasta un 50% si el spot promociona la ciudad o sus eventos culturales. Algunas localidades pequeñas ofrecen facilidades para atraer rodajes, llegando incluso a no cobrar tasas por cambio de promoción turística.

Ser previsor es fundamental: en temporada alta (marzo-junio y septiembre-noviembre), las solicitudes se multiplican y los tiempos de respuesta pueden alargarse. Si tu proyecto es urgente, algunas Film Offices ofrecen un servicio "fast track" con un coste extra.

2. Espacios privados: no basta con pedir “por favor”

Para filmar en diferentes espacios privados, deberás obtener las siguientes autorizaciones:

Propiedades particulares:

• Contrato de cesión firmado
• Horarios rodaje
• Compensación económica (si es necesario)

Locales comerciales:

• Permiso del dueño del establecimiento
• Autorización municipal (cuando afecte a la vía pública)

Edificios históricos:

• Permiso del propietario
• Autorización de Patrimonio Cultural

Comunidades de vecinos:

• Acuerdo firmado por el presidente de la comunidad
• Aprobación documentada en junta de vecinos

Fincas y terrenos rurales:

• Permiso del propietario
• Autorización ambiental (según corresponda)

Ten cuidado: grabar en una cafetería sin permiso puede enfrentarte a una demanda por uso de imagen del establecimiento.

Para negociar estos acuerdos te recomendamos que muestres seguridad, tacto y profesionalidad. El habitual que algunos propietarios se muestren reacios por temor a daños o interrupciones de su trabajo. Ofréceles garantías claras y compensaciones justas para lograr su aprobación.

Un truco profesional: incluir al establecimiento en los créditos o proporcionarle material promocional puede reducir los costes de cesión hasta un 40%.

3. Derechos de imagen y propiedad intelectual

El incumplimiento de los derechos de autor puede ser el error más caro.

Para personas:

• Si salen reconocibles, necesitas su autorización firmada (Model Release)
• Los figurantes necesitan contrato que incluya cesión de derechos.
• Para transeúntes accidentales en espacios públicos, señalización clara informando del rodaje
• Los menores necesitan permiso firmado por ambos padres o tutores legales, más presencia del tutor durante el rodaje.
• Los famosos o personas de relevancia pública, aunque estén en espacios públicos, necesitan autorización expresa.

Para la música:

• No utiliza canciones de Spotify. Necesitas licencias de SGAE o plataformas como Epidemic Sound
• La música original necesita contrato con el compositor que incluya la cesión de derechos.
• La música preexistente necesita licencias que cubran uso publicitario, más caras que otros usos.
• Los efectos sonoros también necesitan licencias incluso en bancos de sonido «libres de derechos»

Para marcas y productos:

• Si aparece un logo de Coca-Cola, necesitas permiso escrito
• Los productos con derechos de autor como juguetes, libros o artículos con diseños protegidos necesitan autorización
• Algunos edificios emblemáticos tienen derechos de imagen, como la Torre Eiffel iluminada.
• El software visible con interfaces de programas informáticos reconocibles también necesita permiso

4. Permisos laborales y seguros

Cuidar a tu equipo también significa tener todos los papeles en orden. Para que todo el mundo trabaje a gusto y de forma legal, esto es lo que no se te puede olvidar:

• Contratos de trabajo: Cada persona del equipo, tanto técnico como artístico, debe tener su propio contrato. Así, las condiciones, responsabilidades y pagos quedan claros para todos desde el principio.
• Alta en la Seguridad Social: Es fundamental dar de alta a cada miembro del equipo. Este paso es obligatorio para todos, sin importar si colaboran durante meses o solo por un día.
• Plan de Seguridad y Riesgos Laborales: La seguridad es lo primero. Necesitas un plan que explique cómo vais a trabajar de forma segura para evitar accidentes. Este documento debe tener en cuenta las características de vuestro rodaje: las locaciones, los equipos que usáis, si hay escenas con especialistas, etc.
• Permisos para profesionales extranjeros: Si en tu equipo hay personas de otros países, asegúrate de gestionar sus permisos de trabajo. Presta especial atención si no son de la Unión Europea, ya que los trámites suelen ser diferentes.

Los seguros incluyen responsabilidad civil (obligatorio), accidentes (obligatorio para el equipo), material técnico (recomendado), cancelación/interrupción (altamente recomendado), y día meteorológico para rodajes exteriores.

Casos especiales que no puedes pasar por alto

Rodajes con drones

La Agencia Estatal de Seguridad Aérea (AESA) solicita permiso para drones de más de 250g, consideración de zonas restringidas cerca de aeropuertos y espacios naturales, piloto con licencia oficial, plan de vuelo detallado con rutas, alturas y horarios, coordinación con control aéreo local en zonas sensibles, notificación a propietarios de terrenos sobrevolados, y seguro para operaciones con drones.

Mucha gente cree que por tener un dron pequeño ya puede volar donde quiera, y la verdad es que no es así. Aunque el papeleo sea menor, siguen existiendo restricciones muy claras de zonas y altura. Si no las cumples, te arriesgas a multas que empiezan en los 3.000 € y pueden llegar hasta los 60.000 € en los casos más graves. Así que, cuidado con esto.

Espacios naturales protegidos

Ahora, si tu idea es rodar en espacios naturales protegidos, la cosa se complica un poco más. Aquí cada Comunidad Autónoma tiene sus propias reglas y vas a necesitar otro permiso de Medio Ambiente.

Piensa que cada tipo de espacio tiene sus particularidades: para filmar en Parques Nacionales, por ejemplo, la autorización depende tanto del Estado como de la comunidad; en reservas naturales te pedirán una evaluación del impacto; y en playas protegidas necesitarás el visto bueno de Costas además del municipal.

Para que te lo concedan, normalmente te pedirán presentar un proyecto muy detallado, una memoria técnica, explicar las medidas que tomarás para proteger el entorno y hasta dejar una fianza que te devuelven si todo queda intacto. Además, es muy probable que te exijan la presencia de un técnico de medio ambiente durante la grabación.

Rodaje con animales

Y, por último, un tema que ha cambiado muchísimo: los rodajes con animales. La sensibilidad con su bienestar ahora es máxima. ¿Sabías que hasta para grabar a tu perro necesitas tener la documentación en regla?

Te van a pedir el certificado veterinario de los animales, licencias si son especies exóticas o peligrosas, y es obligatoria la presencia de un adiestrador certificado. También tendrás que preparar un plan de bienestar animal y respetar límites muy estrictos en las horas de trabajo, que no suelen pasar de cuatro al día.

Y esto no es ninguna broma. Ignorar estas normas puede significar la paralización inmediata del rodaje y una sanción por maltrato animal, incluso si el animal no sufre ningún daño real.

Tecnología y permisos: nuevas herramientas para productores

Actualmente, la tecnología puede ayudarte a gestionar tus permisos. Plataformas como «PermitNow» centralizan trámites, las apps de geolocalización te informan de restricciones en tiempo real y la firma digital agiliza las autorizaciones. Incluso el blockchain se usa ya para gestionar derechos de autor.

Estas herramientas pueden reducir la gestión hasta en un 60%, una inversión que se amortiza rápido al evitar retrasos y problemas legales, permitiéndote centrarte en lo creativo.

¿Y si buscas ahorrar tiempo y dinero?

Las Film Commissions, como la de Valencia, son una opción fantástica. Ayudan gratis con los trámites y además ofrecen acceso a catálogos de localizaciones, contactos locales e información sobre incentivos fiscales.

Otra alternativa es asociarte con productoras de la zona. Su conocimiento del terreno y sus contactos pueden ser más rentables que gestionar todo por tu cuenta, ya que conocen todos los atajos.

En cuanto a aplicaciones útiles, tienes Shotlist para organizar permisos, Film Permits para plantillas, LocationScout para buscar localizaciones, RightsTracker para la gestión de derechos y WeatherBudget para planificar los rodajes en exterior.

¿Te parece un lío? Una buena formación es tu mejor opción

Gestionar permisos es una parte básica de la producción audiovisual. Si quieres dominar este mundo, el Curso de Producción Audiovisual y Cinematográfica de Treintaycinco mm incluye módulos prácticos sobre legislación audiovisual actualizados al 2025, elaboración de planos de rodaje, negociación con instituciones y propietarios, realización de presupuestos de permisos y licencias, gestión de crisis durante rodaje, y documentos y contratos legales adaptados a cada proyecto.

Nuevos formatos, nuevos permisos

Además, el mundo audiovisual no para de evolucionar, y con los nuevos formatos, aparecen también nuevos líos con los permisos.

Para los rodajes con realidad aumentada o virtual, por ejemplo, te vas a encontrar con que necesitas autorizaciones para capturar datos geoespaciales en la calle. Y claro, hay que tener un cuidado especial con la privacidad cuando se escanean espacios privados o se integran elementos digitales en edificios protegidos.

Con las grabaciones en 360° y otros formatos inmersivos pasa algo parecido. Necesitas permisos más amplios porque lo capturas absolutamente todo, y el tema de los derechos de imagen se complica, ya que no puedes delimitar el cuadro tan fácilmente.

Y si hablamos de retransmisiones en directo, la cosa se complica aún más. Hacen falta permisos de publicidad que se puedan adaptar sobre la marcha y tener previstas las interacciones con el público.

Más vale prevenir que curar

Como has podido comprobar en nuestro artículo, rodar un spot es mucho más que tener una gran idea; es logística, leyes y un montón de papeleo. Pero si tienes los permisos bien atados, tu proyecto irá como la seda.

Unos consejos prácticos: empieza los trámites con semanas de antelación, guarda copias de todo (en físico y digital), y fórmate para no cometer errores de novato. Presupuesta los permisos desde el inicio, mantén una buena relación con las Film Commissions y las autoridades locales, y usa la tecnología para que no se te traspapele nada.

Así que, la próxima vez que des con esa localización perfecta, acuérdate de meter en la ecuación todos los permisos. Te ahorrarás muchos dolores de cabeza y te asegurarás de que todo el material llegue sano y salvo a la sala de montaje.